Рабочее пространство на базе Windows SharePoint – это интегрированный портфель служб для сотрудничества и коммуникации, разработанных для обеспечения связи между людьми, обмена информацией, процессами и системами в масштабах организации и за ее пределами. Фактически, это корпоративный портал на основе Windows SharePoint Services – интернет-сайт (внутренний сайт организации), доступный всем сотрудникам Вашей компании, а также избранным партнерам, решающий задачу внутреннего документооборота, обеспечения совместной работы, управления и контроля бизнес-процессов, представления отчетности и аналитики на уровне отделов и всей организации.

Рабочее пространство на базе Windows SharePoint:

• Сокращает время и усилия сотрудников компании на поиск и доступ к необходимой информации
• Повышает уровень коммуникаций и совместной работы сотрудников
• Накапливает, хранит, предоставляет знания, файлы, документы и управляет ими
• Повышает эффективность работы сотрудников

Данная система поможет решить такие вопросы по организации своих данных:

• Где найти нужную информацию?
• Кому дать доступ к определенным документам?
• Как дать знать сотрудникам о появлении актуальной информации?
• Как сделать доступной из Интернета документы или файлы Вашей компании

Порталы на основе SharePoint обладают широкими возможностями по организации «обратной связи» с сотрудниками. Опросы, блоги, сообщения, обсуждения и т.д. – вот список средств, которые позволят Вашей компании прислушаться к мнению своих сотрудников, сделать их более эффективными и вовлечь их в командную работу.

Безопасный обмен документами. Благодаря тому, что портал открыт для доступа только сотрудникам компании, а также благодаря широким возможностям по настройке прав доступа, его можно безопасно использовать для обмена конфиденциальной информацией и документами.

Надежное, централизованное хранилище документов, контактов, календарей, задач и другой информации. Организация централизованного хранилища, неизбежно приводит к необходимости решать вопросы надежности, отказоустойчивости системы и сохранности информации.

 

ПРИМЕР ИСПОЛЬЗОВАНИЯ:

Возьмем команду, которая работает над годовым планированием бюджета, прогнозом продажи определением путей развития продукта. Эта задача требует координации работы многих департаментов компании, включая бухгалтерию, маркетинг, отдел продаж, оперативное управление, IT, HR и т.д.

Используя портал на базе SharePoint Services, каждый департамент и сотрудник может принимать участие и взаимодействовать в виртуальном пространстве вне зависимости от своего местоположения – в офисе, дома или находясь в пути.

Глава департамента и его команда могут болем эффективно решить задачу планирования, используя следующие возможности портала:

• Библиотека документов и доступ к файлам - команда может создать библиотеку документов в web, где каждый из сотрудников может просматривать и редактировать необходимый документ. Однако, некоторые разделы внутри библиотеки могут быть созданы как приватные, обеспечивая доступ только выбранным пользователям.
• Редактирование и отслеживание изменений - редактирование документов может отслеживаться и фиксироваться. Если пользователь захочет вернуть предыдущий вариант документа, Windows SharePoint Services позволит это сделать.
• Соответствие планам и расписанию - для поддержки графика работ по составлению годового плана, Windows SharePoint Services предлагает функции помощника проекта, для ведения календаря и сроков смачи работ для всех участников проекта. При использовании этой функциональности сокращается риск недопонимания и конфликта информации между сотрудниками, поскольку все имеют доступ к актуальному графику работ.
• Финальный обзор и распространение - во время финального просмотра, начальник департамента имеет возможность обсудить и утвердить окончательный вариант отчета. Окончательная версия может бать легко распространена между сотрудниками, простым предоставлением http адреса на WSS сайте.
• Дополнительные возможности - получение доступа к списку SharePoint через мобильные устройства, более эффективное проведение опросов, наглядное отслеживание задач с помощью диаграммы Ганта